HR Query Mngt Transformation Specialist/Transformation de la gestion des requêtes liées aux RH

*** La version française suit

2 x HR Query Management Transformation Specialist

• Be part of a group that is safety & results driven, while valuing inclusion
• Join a global network and diverse team where people are encouraged to offer unique perspectives and build knowledge and connections 
• Support our journey to implement Service Now HR Service Management complimented with our new People solution
• Secondment 
• Work from any current Group Services locations
• Report to Manage, Global Process Lead - Payroll

About the role

Finding better ways to provide the materials the world needs.

The HR Query Management Transformation Specialist will be responsible for ensuring that our Tier 0 / Self Service & Query Management processes are designed and solutioned, to drive business benefit, provide operational effectiveness and an improved user experience for our employees or leaders.  Where a process requires a query to be raised to a functional/process SME team to respond to, this role will be responsible for designing our case management processes in partnership with service delivery and impact Global Process Owners.

The role will ensure the operating model, required to effectively execute the process, delivers the process vision, and will work across boundaries to ensure alignment with the company business, embedded HR, Operations, 3rd parties and Tech strategies.  The HR Query Management Transformation Specialist will be responsible for owning and updating the business requirements and also for capturing end-to-end process flows for key Service Now processes. 

Principal Accountabilities:

Support the Global Process Lead – Payroll to define how the organisation will move from the current state processes to the desired future state by:

• Establishing clear as-is understanding (issues and challenges) with Tier 0 support, self service & queries (i.e. cases) being sent to the right team, first time
• Partnering with business and operational teams/3rd parties to understand the issues and challenges with the ‘current state’ and define the transition to the desired ‘future state’ to optimise self service & reduce case generation
• Carry out detailed end-to-end process analysis and the ability to provide recommendations via gap analysis of the current vs the future state
• Developing mechanisms to ensure operational performance of the process is optimum (e.g., helping define SLA targets for Operations)

Define and refine the solutions (i.e., system, process & data) by:

• Consulting with the business to define HR Query Management processes & Tier 0/Self Service knowledge, business rules, standard policies & procedures (for process, data, and service), content owners, controls, key performance indicators (KPIs), system roles, target operating model and supporting organisational design
• Ensuring the end-to-end HR Query Management process maps and business process has been recorded, including any technology workbooks/specifications, and maintained accurately within Global Standard Operating Procedures (including any local variations), relevant controls are implemented, access requests / rectifications are managed and responses to complaints, incidents or breaches are provided
• Ensuring system design meets defined business requirements & objective to optimise self service
• Facilitate workshops, meetings, and interviews with key stakeholders or Global Process Leads as required to gather all required information for global and local payroll scope or align on key decisions
• Validation of business rules and requirements through analysis of a change and its impact on the business (e.g. realization of objective key results)
• Perform UAT Testing of solutions as required or facilitate UAT testing process with operational SMEs

Manage prioritisation and support delivery by:

• Participating in governance mechanisms (where appropriate) at tactical (i.e., project execution, global / regional KPI tracking) and strategic levels (i.e., aligning global process operations and systems designs, investment decisions and risk management prioritization)
• Identifying and managing process risks
• Evaluating potential initiatives – assessing business / stakeholder alignment, priority, urgency, ROI
• Developing and utilizing robust prioritisation criteria and tools
• Inputting into detailed solution / system design

Embed and grow organizational capability by:

• Owning and ensuring training material, process documentation and other supporting material are developed and maintained
• Monitoring end user support, training, and communication effectiveness
• Assessing end user feedback to identify systemic issues

 Required Skills: 

• Proven experience as a business analyst or leading process improvements (e.g. process simplification or standardization)
• Broad knowledge of end-to-end HR processes & service delivery model
• Subject matter expertise in end-to-end HR or Payroll advisory query management
• Experience in data analysis, process improvement, process design & change enablement
• Project Management experience
• Possess solid experience of systems and processes within relevant process area and integration points with other process areas
• Ability to understand data privacy aspects of the business process
• Knowledge of role design / segregation of duties and internal control requirements
• Strong stakeholder management skills and experience engaging business customers
• Excellent communication skills, both written and verbal critical
• If you are applying for the role based in Montreal, Quebec, fluency in French and English, both written and spoken. Rio Tinto is a global company and the duties of this position require daily collaboration with colleagues, teams or partners based outside Quebec. 

Where you will be working

This role will be part of the Group Services team. The role is open to all Group Service locations. The role will require close partnership and alignment with Group Services - ESPS (Employee Support and Payroll Services), HR, Finance, IS&T and other Group Services team.

Every Voice Matters

At Rio Tinto, we particularly welcome and encourage applications from Indigenous Peoples, women, the LGBTQIA+ community, mature workers, people with disabilities and people from different cultural backgrounds.

We are committed to an inclusive environment where people feel comfortable to be themselves. We want our people to feel that all voices are heard, all cultures respected and that a variety of perspectives are not only welcome –they are essential to our success. We treat each other fairly and with dignity regardless of race, gender, nationality, ethnic origin, religion, age, sexual orientation, or anything else that makes us different.

Please note, in order to be successfully considered for this role you must complete all pre-screening questions.

Applications close on June 21 (Rio Tinto reserves the right to remove advertised roles prior to this date).

Rio Tinto does not accept unsolicited CVs or candidate profiles from recruiters or employment agencies. Rio Tinto will not consider or agree to payment of any referral compensation or recruiter fee relating to unsolicited CVs or candidate profiles. Rio Tinto reserves the right to hire those candidate(s) without any financial obligation to the recruiter or agency. Any unsolicited CVs or candidate profiles, including those submitted to hiring managers, are deemed to be the property of Rio Tinto.

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Deux postes de spécialiste, Transformation de la gestion des requêtes liées aux RH

• Faites partie d’un groupe axé sur la sécurité et les résultats, qui valorise l’inclusion.
• Joignez-vous à une équipe diversifiée au sein d’un réseau mondial où les employés sont encouragés à offrir un point de vue unique et à développer leurs connaissances et leurs relations.
• Soutenez notre projet de mise en œuvre de la solution de gestion des RH de ServiceNow, que complète notre nouvelle solution RH.
• Détachement de 15 mois 
• Travaillez à n’importe quel site actuel du Centre de services du Groupe
• Poste relevant du ou de la chef de service et responsable des processus mondiaux de la paie

À propos du poste

Trouver de meilleures façons de fournir les matériaux dont le monde a besoin.

Le ou la spécialiste, Transformation de la gestion des requêtes liées aux RH, veillera à ce que nos processus de niveau 0/de libre-service et de gestion des requêtes liées aux RH soient conçus et solutionnés dans l’optique d’améliorer les résultats de l’entreprise, d’accroître l’efficacité opérationnelle et d’offrir une meilleure expérience utilisateur à nos employés et à nos gestionnaires. Lorsqu’un processus exige qu’une requête soit soumise à une équipe de spécialistes d’une fonction ou d’un processus, la personne titulaire de ce poste sera responsable de concevoir nos processus de gestion de cas en partenariat avec la prestation de services et les propriétaires des processus mondiaux.

La personne titulaire de ce poste veillera à ce que le modèle d’exploitation requis pour exécuter efficacement le processus tienne compte de la vision du processus. Il ou elle travaillera au-delà des frontières pour assurer l’alignement sur les activités de l’entreprise ainsi que sur les stratégies intégrant les RH, les opérations, les tierces parties et les technologies. Le ou la spécialiste, Transformation de la gestion des requêtes liées aux RH, devra prendre en charge et mettre à jour les exigences de l’entreprise, en plus de consigner le déroulement complet des processus clés de ServiceNow.

Principales responsabilités :

Aider le ou la responsable des processus mondiaux de la paie à définir les moyens que l’entreprise devra prendre pour passer de l’état actuel des processus à l’état désiré en exécutant des tâches suivantes :

• Établir avec le soutien de niveau 0, le soutien libre-service et la gestion des requêtes (et des cas) une bonne compréhension des situations (problèmes et défis) à soumettre du premier coup à l’équipe appropriée.
• Collaborer avec les équipes commerciales et opérationnelles/tierces parties afin de comprendre les problèmes et les défis que pose « l’état actuel » et définir la transition vers « l’état futur » désiré pour optimiser le soutien libre-service et réduire les cas à gérer.
• Faire des analyses détaillées des processus de bout en bout et formuler des recommandations en analysant les écarts entre l’état actuel et futur.
• Mettre au point des mécanismes pour optimiser la performance opérationnelle des processus (p. ex., en contribuant à définir les cibles des accords sur les niveaux de service pour les Opérations). 

Définir et parfaire les solutions (système, processus et données) en exécutant des tâches suivantes :

• Consulter les parties prenantes de l’entreprise pour définir les processus de gestion des requêtes liées aux RH et les connaissances portant sur le soutien de niveau 0/de libre-service, les règles d’affaires, les politiques et les procédures standards (axées sur les processus, les données et le service), les propriétaires de contenu, les contrôles, les indicateurs clés de performance (KPI), les rôles système, le modèle d’exploitation cible et la conception organisationnelle de soutien.
• S’assurer que tous les schémas de processus et les processus d’affaires de gestion des requêtes liées aux RH ont été consignés, y compris les manuels d’instructions et les spécifications des technologies, qu’ils sont exacts et à jour dans les procédures opérationnelles standards mondiales (y compris les variations locales), que des contrôles pertinents sont en place, que les demandes d’accès/de rectification sont adéquatement gérées et que des réponses sont fournies pour donner suite aux plaintes, aux incidents ou aux infractions.
• S’assurer que la conception de système tient compte des exigences d’affaires et des objectifs qui ont été définis pour optimiser le soutien libre-service.
• Animer des ateliers, des réunions et des entrevues avec les principales parties prenantes ou les responsables des processus mondiaux s’il y a lieu pour recueillir toutes les informations requises sur la portée mondiale et locale de la paie ou pour s’aligner sur les décisions clés.
• Valider les règles et les exigences d’affaires en analysant un changement et ses répercussions sur l’entreprise (p. ex., l’atteinte des objectifs et des résultats clés).
• Effectuer les tests d’acceptation par les utilisateurs des solutions s’il y a lieu ou faciliter le processus des tests d’acceptation par les utilisateurs du processus avec les spécialistes opérationnels.

Gérer l’établissement des priorités et soutenir l’exécution des projets en exécutant des tâches suivantes :

• Participer à la gouvernance des mécanismes (le cas échéant) sur le plan tactique (exécution du projet, suivi des KPI à l’échelle mondiale/régionale) et stratégique (alignement des activités et de la conception de système des processus mondiaux, des décisions d’investissement et de la priorisation de la gestion des risques).
• Déterminer et gérer les risques liés aux processus.
• Évaluer les initiatives possibles – sous l’angle de l’alignement de l’entreprise et des parties prenantes, des priorités, des urgences et du rendement du capital investi (RCI).
• Élaborer et utiliser des critères et des outils robustes pour définir les priorités.
• Contribuer à l’élaboration d’une conception détaillée des solutions/système

Intégrer et accroître les capacités organisationnelles en exécutant des tâches suivantes :

• Veiller à ce que les documents de formation, la documentation des processus et les autres documents de soutien soient élaborés et tenus à jour.
• Surveiller l’efficacité du soutien, de la formation et des communications destinés aux utilisateurs finaux.
• Évaluer la rétroaction des utilisateurs finaux pour déceler les problèmes systémiques.

Compétences requises : 

• Expérience démontrée comme analyste commercial(e) ou dans la direction de projets d’amélioration des processus (p. ex., simplification ou standardisation de processus)
• Vaste connaissance des processus RH de bout en bout et du modèle de prestation de services de RH
• Solide expertise de services-conseils et de gestion des requêtes liées au RH ou à la paie
• Expérience dans l’analyse de données, l’amélioration des processus, la conception des processus et l’activation du changement
• Expérience en gestion de projet
• Solide expérience des systèmes et des processus relevant du domaine de processus pertinent ainsi que des points d’intégration avec les autres domaines de processus
• Capacité de comprendre les aspects liés à la confidentialité des données du processus d’affaires
• Connaissance de la conception des rôles, de la séparation des fonctions et des exigences de contrôle interne
• Solides compétences en gestion des parties prenantes et aptitude à communiquer avec les clients de l’entreprise
• Excellentes compétences essentielles en communication verbale et écrite
• Si vous postulez pour le poste basé à Montréal, Québec, Maitriser le français et l’anglais à l’oral et à l’écrit. Rio Tinto est une entreprise mondiale et les fonctions de ce poste exigent une collaboration quotidiennement avec des collègues, des équipes et des partenaires basés à l’extérieur du Québec.  

Votre lieu de travail

La personne titulaire de ce poste fera partie de l’équipe du Centre de services du Groupe et devra établir des liens étroits de partenariat et d’alignement avec le Centre de services du Groupe ESPS (Soutien aux employés et services de paie), les Ressources humaines, les Finances, l’équipe des S&TI et toute autre équipe du Centre de services du Groupe.

Chaque voix compte

Chez Rio Tinto, nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures d’Autochtones, de femmes, de membres de la communauté LGBTQIA+, de travailleurs âgés, de personnes handicapées et de représentants d’origines diverses.

Nous sommes déterminés à créer un milieu inclusif où les employés se sentent à l’aise d’être eux-mêmes. Nous souhaitons de plus que chacun ait l’impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectées et que les points de vue, aussi variés soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais également essentiels à notre succès. Nous nous traitons mutuellement avec équité et dignité, sans égard à la race, au genre, à la nationalité, à l’origine ethnique, à la religion, à l’âge, à l’orientation sexuelle ou à tout autre aspect distinctif.

Veuillez noter que vous devez répondre à toutes les questions de présélection pour que votre candidature soit prise en compte.

La période de candidature prend fin le 21 juin (Rio Tinto se réserve le droit de retirer l’affichage de postes avant cette date).

Rio Tinto n’accepte pas les CV ou les profils de candidats non sollicités provenant d’agences de recrutement ou de placement. Rio Tinto n’envisagera pas et refusera le paiement de primes de recommandation ou d’honoraires de recrutement liés à des CV ou à des profils de candidats non sollicités. Rio Tinto se réserve le droit d’embaucher ces candidats sans aucune obligation financière à l’égard du recruteur ou de l’agence. Tous les CV ou profils de candidats non sollicités, y compris ceux qui ont été soumis à des gestionnaires d’embauche, sont considérés comme étant la propriété de Rio Tinto.

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